Operatorzy kotłów są często zatrudniani przez firmy produkcyjne, agencje rządowe i instytucje edukacyjne. Osoby te muszą posiadać odpowiednie licencje. W New Jersey licencje można uzyskać poprzez odbycie praktyki, wzięcie udziału w kursie szkoleniowym lub zdanie egzaminu. Bureau of Boiler and Pressure Vessel Compliance jest agencją odpowiedzialną za rejestrację i licencjonowanie kotłów i zbiorników ciśnieniowych w stanie. Jest ono częścią Wydziału Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.
Aby uzyskać licencję, kandydaci muszą mieć ukończone 18 lat. Muszą mieć świadectwo ukończenia szkoły średniej lub ekwiwalent GED i przedstawić dowód formalnego wykształcenia. Ponadto muszą mieć co najmniej trzydziestodniowe doświadczenie w obsłudze sprzętu wymagającego licencji. Możliwe są pewne wyjątki. Kandydaci ubiegający się o podwyższenie stopnia lub zmianę klasyfikacji mogą zastąpić formalne wykształcenie doświadczeniem pozaoperacyjnym.
Dziennik operatora kotła musi być prowadzony w każdym zakładzie o mocy powyżej 100 koni mechanicznych. Każdy operator na zmianie musi podpisać i opatrzyć datą dziennik. Ponadto każdego dnia musi być zapisywany raport dotyczący temperatury spalin. Inspektor może zażądać kopii dziennika operatora.
Operatorzy obsługujący kotły opalane ręcznie muszą mieć zapewnione powietrze wtórne. Oznacza to, że ciśnienie w kotle musi być większe niż ciśnienie pary. Ilość ciepła potrzebna do podniesienia temperatury kotła do 212 stopni Fahrenheita jest nazywana brytyjską jednostką cieplną.
Inżynier odpowiedzialny to licencjonowana osoba wyznaczona przez właściciela do kierowania kotłownią. Zapewnia on bezpieczne działanie kotłowni i utrzymuje ją w dobrym stanie. Podobnie inżynier zmianowy jest licencjonowaną osobą, która nadzoruje innych operatorów.
Operatorzy kotłów muszą również posiadać wiedzę z zakresu instalacji rurowych, napraw elektrycznych i produkcji. Muszą też mieć świadectwo ukończenia szkoły średniej lub GED i podlegać bezpośredniemu nadzorowi głównego inżyniera kotła. Osoby, które mają dobrą historię zawodową, mają większe szanse na pozostanie w firmie na dłużej. Posiadanie doświadczenia zawodowego jest szczególnie ważne, ponieważ wiele organizacji preferuje pracowników z wcześniejszym doświadczeniem w obsłudze kotłów.
Inspektorzy muszą zdać egzamin pisemny organizowany przez Bureau of Boiler and Pressure Vessel compliance. Po zdaniu tego egzaminu otrzymują uprawnienia do kontroli i badania bezpieczeństwa kotłów i zbiorników ciśnieniowych. Ponadto przepisy Bureau of Boiler and Pressure Vessel and Refrigeration wymagają, aby dział inspekcji spełniał wymagania National Board lub American Petroleum Institute.
Inspektorzy muszą posiadać aktualny certyfikat inspektora zbiorników ciśnieniowych API oraz certyfikat Bureau of Boiler and Pressure Compliance. Opłaty za inspekcję są uiszczane przez właściciela zakładu, ale Biuro Zgodności Kotłów i Zbiorników Ciśnieniowych może zaakceptować inne metody płatności.
Podczas inspekcji inspektor zweryfikuje wydajność kotła, moc koni mechanicznych w zakresie wartości znamionowych oraz zdolność odciążania zaworu bezpieczeństwa. Jeżeli istnieją jakiekolwiek powody do obaw, inspektor powinien poprosić o sprawdzenie temperatury spalin kotła, która powinna być rejestrowana codziennie. Po zakończeniu inspekcji Główny Inspektor wystawi inspektorowi Certyfikat Inspekcji.