Tworzenie autorespondera w Outlooku może być przydatne, kiedy chcesz wysyłać odpowiedzi do osób spoza twojej organizacji. Możesz ustawić czas, kiedy chcesz wysłać odpowiedź, a także stworzyć wyjątek dla tych czasów. Możesz też utworzyć dowolną liczbę szablonów autoresponderów.
Wysyłanie odpowiedzi poza swoją organizację
Jeśli masz konto pocztowe podłączone do serwera Exchange, możesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi programu Outlook, aby wysyłać odpowiedzi do osób spoza swojej organizacji. Może się jednak zdarzyć, że nie masz konta Exchange i w takim przypadku będziesz musiał użyć innej metody. Możesz na przykład skonfigurować automatyczne odpowiedzi za pomocą reguł.
Aby skonfigurować automatyczną odpowiedź, musisz najpierw otworzyć program Outlook. Po zalogowaniu się wybierz ikonę Ustawienia. W środkowej kolumnie kliknij opcję Automatyczne odpowiedzi. Zobaczysz sekcję zaznaczoną na żółto.
Następnie musisz ustawić regułę, która będzie wysyłała odpowiedź na podstawie wybranego szablonu. Możesz wybrać wysyłanie do wszystkich, tylko do kontaktów lub tylko do osób z Twojej listy kontaktów.
Kiedy skończysz konfigurować swoją automatyczną odpowiedź, będziesz chciał zmienić tekst, który będzie używany w odpowiedziach. Tekst ten zostanie zapisany, nawet jeśli wyłączysz tę funkcję.
Ustaw wyjątki od reguły automatycznej odpowiedzi
Jeśli używasz programu Microsoft Outlook do zarządzania swoimi wiadomościami e-mail, możesz ustawić wyjątki od reguły automatycznej odpowiedzi. Dzięki temu nie będziesz musiał odpowiadać na każdą otrzymaną wiadomość.
Możesz to zrobić na kilka sposobów. Jednym z nich jest użycie szablonu wiadomości e-mail programu Outlook. Szablon możesz utworzyć z menu głównego. Innym sposobem jest wybranie szablonu z systemu Plik.
Funkcja automatycznej odpowiedzi w programie Outlook jest świetnym narzędziem, które pomoże ci być na bieżąco z pocztą. Jednak funkcja ta działa tylko wtedy, gdy Outlook jest otwarty. Nie można z niej korzystać, gdy rozmawiasz przez telefon.
Oprócz tworzenia szablonów możesz też ustawić wyjątki od reguły automatycznej odpowiedzi. Mogą one obejmować nazwę nadawcy, temat wiadomości lub datę jej otrzymania.
Szablon odpowiedzi poza biurem to kolejna przydatna funkcja Outlooka. Choć nie możesz ustawić konkretnego szablonu odpowiedzi dla wiadomości spoza biura, możesz użyć okna dialogowego Wybierz szablon odpowiedzi, aby wybrać odpowiedni szablon.
Utwórz tyle szablonów automatycznej odpowiedzi, ile potrzebujesz
Szablon automatycznej odpowiedzi w Outlooku możesz ustawić na kilka sposobów. Możesz utworzyć nową regułę, stworzyć wyjątek od reguły lub wybrać istniejący szablon odpowiedzi poza biurem. Aby dodać wyjątek do reguły, musisz najpierw otworzyć Kreator reguł.
Pierwszym krokiem jest określenie nazwy reguły. Reguła ta będzie stosowana do każdej otrzymanej wiadomości e-mail. Po wybraniu nazwy możesz przejść do następnego kroku. W drugim kroku możesz określić warunki swojej reguły.
Na koniec możesz skonfigurować czas, w którym ma się pojawić automatyczna odpowiedź. Jeśli chcesz wysyłać automatyczną odpowiedź w określone dni tygodnia, musisz wybrać zakres dat i godzin. Możesz także wybrać osobę, do której ma trafić twoja automatyczna odpowiedź.
Po utworzeniu reguły automatycznej odpowiedzi możesz zapisać ją jako Szablon programu Outlook. Aby to zrobić, przejdź do menu rozwijanego Zapisz jako typ. Wybierz z listy Szablon Outlooka.
Określ czas
W programie Microsoft Outlook możesz określić czas podczas konfigurowania autorespondera. Funkcja ta jest przydatna, gdy jesteś na wakacjach lub nie masz dostępu do swojej poczty. Możesz też ustawić reguły wysyłania wiadomości do kontaktów poza biurem. Funkcje te można dostosować do dowolnego celu.
Konfigurując autoresponder w Outlooku, możesz wybrać wysyłanie wiadomości do określonych kontaktów lub do grupy osób. Możesz też ustawić czas odpowiedzi na konkretną datę. Ważne jest sprawdzenie ustawień, aby upewnić się, że są one poprawne. Jeśli nie otrzymałeś wiadomości, warto skontaktować się z pomocą techniczną, aby upewnić się, że używasz właściwych reguł.
Przy konfigurowaniu automatycznej odpowiedzi musisz utworzyć szablon. Aby to zrobić, przejdź do menu Narzędzia i kliknij opcję Reguły i alerty. Zobaczysz tam okno zawierające przycisk Microsoft Office. Aby zapisać szablon jako szablon programu Outlook, musisz wpisać jego nazwę w polu Nazwa pliku.